Anda tentu pernah mendapatkan data yang bentuknya masih dalam format form, dimana datanya disusun dari atas kebawah. Bagi mereka yang sering berkecimpung dengan survey tentu tidak asing dengan data ini.

Sekarang tugas Anda adalah melakukan rekap data untuk dianalisa. Tentu Anda akan diminta untuk membuat rekap data dalam bentuk tabel dimana data yang tadinya dalam bentuk form diubah menjadi bentuk tabel.

Untuk data yang sedikit, Anda tinggal ketik ulang atau dicopy paste kedalam tabel. Ini adalah cara tercepat dan mudah untuk memindahkan data tersebut. Tapi bila datanya ratusan, ribuan, ratusan ribu atau bahkan jutaan, tentu tidak mungkin Anda melakukan ketik ulang atau copy paste satu-persatu. Mesti ada cara lain untuk menyelesaikan masalah ini.

Tutorial kita kali ini adalah untuk membahas kasus di atas, bagaimana mengubah data yang tadinya dalam format form menjadi format tabel.

Mari kita mula!

Katakanlah Anda punya data sebagai berikut:

Anda akan merubah data ini menjadi bentuk tabel dibawah:



Pertama siapkan data. Buat Report Data di kolom D sampai G.



Untuk melakukan konversi yang mudah adalah Anda tinggal memasukkan nomor sel Data Survey ke sel Report Data sesuai dengan subjeknya.

Sel D4 diisi dengan =B4, sel E4 diisi dengan =B5, sel F4 diisi dengan =B6, sel G4 diisi dengan =B7. Demikian juga sel D5, E5, F5, G5 dan seterusnya diisi dengan data yang sesuai di Data Survey.

Tentu ini akan repot bila datanya banyak.

Untuk mempermudah melakukan konversi, Anda harus melakukan manipulasi data terlebih dahulu untuk mendapatkan formula yang sesuai untuk tujuan akhirnya.

Sebelum melakukan manipulasi data, yang harus diperhatikan adalah susunan Data Survey harus konsisten dalam urutan datanya. Kalau data di atas urutannya adalah; Nama, Jenis Kelamin, Tanggal Lahir dan Tempat Lahir, maka data lainnya juga harus sama urutannya. Kemudian bila setiap data dipisahkan oleh satu baris kosong, maka data yang lain juga diberikan pemisah yang sama.

Sekarang, apa yang dimaksud dengan manipulasi data di atas?

Manipulasi data yang dimaksud adalah dengan menggantikan karakter "=" yang ada disetiap sel dengan kata atau huruf tertentu yang unik sehingga yang tadinya ditulis =B4 diganti dengan xxB4. Disini kita menggunakan "xx" sebagai pengganti "=".

Anda cukup mengisi untuk dua baris saja sebagai template. Sehingga Anda akan mendapatkan Report Data sebagai berikut:




Sekarang Anda blok sel D4:G5:



Kemudian tarik kebawah kotak kecil yang ada dipojok kanan bawah dari data yang kita blok (yang diberi tanda panah) sebanyak jumlah data yang kita punya. Karena datanya ada lima, maka tarik kebawah sebanyak lima baris atau sampai baris ke delapan.

Anda akan mendapatkan hasil sebagai berikut:

Sampai disini proses manipulasi data sudah selesai, sekarang Anda tinggal mengembalikan hasil manipulasi ini  ke data yang sesungguhnya.

Caranya!

Kembalikan semua karakter khusus yang diberikan, dalam hal ini karakter "xx" menjadi "=".

Caranya?

Tekan CTRL + H untuk replace data. Isi field "Find what" dengan "xx" kemudian field "Replace with" dengan karakter "=".



Kemudian klik tombol "Replace all".
Dan hasilnya adalah:



SELESAI.

Mudah bukan?

Selamat mencoba.